O controle de custos é um fator essencial na área de prestação de serviços, uma vez que esse indicador impacta diretamente na receita e na rentabilidade do negócio. O conjunto de despesas dessa área é bastante complexo e envolve não apenas os empregados, como também materiais e fornecedores, gerando variáveis bem diferentes para se controlar.

Na diretoria de serviços da magnesita, os custos de serviços existentes nos segmentos de manutenção eletromecânica, manutenção refratária e montagens em geral, têm uma grande representatividade nas previsões de resultados financeiros. Sendo assim, há a necessidade de estudá-la com maior nível de profundidade e entusiasmo.

Enquanto os custos voltados para empregados passam por fatores como legislações, acordos trabalhistas, encargos sociais e outros, os custos voltados para aquisição de materiais ou subcontratação de serviços estão diretamente ligados aos valores estipulados durante a aquisição ou modalidade de contratação respectivamente, ou seja, quase não variam após contrato o estipulado.

As Variáveis para “Custos”

Diversos fatores impossibilitam a previsibilidade dos custos de um projeto. São eles: a fragmentação das informações financeiras geradas por softwares que trabalham em redundância e paralelamente, falta de matriz para priorização, falta de aprofundamento e entendimento das classes de custos, incertezas dos dados, falta de meta específica, falta de metodologia de apuração, inexistência de cultura de controle, entre outros.

Depois de entender o potencial dos softwares disponíveis, foi feita a customização dos mesmos e implementada a metodologia de classificação e reordenação dos custos, possilitando a análise refinada dos pacotes mais relevantes relacionados. Na sequência foi trabalhada a extração dos dados e sua destinação à fonte aplicável, o funcionário (Fig. 1).

O Desafio

Para promover a adesão à rotina de apuração de custos e a fidelização à metodologia desenvolvida, por meio de amostragens e simulações, foi estipulada uma meta de previsões financeiras, assim como o desdobramento para os diferentes níveis hierárquicos (Fig. 2).

Mesmo com as diferentes dinâmicas de contratos pautados na venda de homem/hora, valor fixo, tonelada aplicada, performance e outros, após o estabelecimento de metas, os gestores foram induzidos à prática dos métodos de apuração de resultados.

Após a adesão dos gestores à sistemática de controle de custos, o grande desafio foi o de extrapolar este conhecimento para dar apoio às definições estratégicas, tais como:

– Entendimento do grau de risco financeiro de um novo negócio;

– Base para estudo de atuação em nichos específicos pelo conhecimento de margens financeiras;

– Utilização da ferramenta como apoio para definições comerciais.

O Método

Como os custos voltados para a folha de pagamentos se apresentavam com maior complexidade e valor final mais alto, se comparado aos custos de compras de materiais ou contratação de serviços, foi desenvolvido um método de controle destes custos, assim percorrendo as seguintes etapas:

Input no sistema Sênior (software de gestão de pessoas)

– Carga no sistema por admissão e liberação para visualização;

– Definição de responsável para parametrizações envolvendo valor de salários contratados, período de experiência, benefícios e outros.

Output no sistema Sênior:

– Atualização diária e conferência de jornada trabalhada, a fim de controlar todos os custos com as diferentes horas trabalhadas e pagas de qualquer projeto;

– Rastreabilidade e monitoramento de horas previstas e realizadas.

Extração de informações de custos do sistema RONDA PONTO (plataforma Sênior de controle de ponto) e exportação para o controle geral:

– Destinação do custo geral para suas respectivas naturezas;

– Vinculação direta de custos folha de pagamento, encargos e benéficos para o empregado (custo per capta);

– Consolidação de resultados.

A Fig. 3 tem um exemplo de ferramenta de controle que agrupa todos os custos provenientes do sistema RONDA permitindo a visualização total de custos por empregado.

Os Resultados

Após a consolidação da metodologia de controle completo de custos, houve um salto significativo na gestão de resultados financeiros. Com a apuração dos dados, tratamento das informações e críticas, obteve-se:

– Simulação antecipada da rentabilidade final de um projeto;

– Avanço financeiro em real time;

– Confronto entre o realizado e previsto (Projeto x Proposta Comercial);

– Ajustes e correções de rotas financeiras.

Com os custos reais por funcionário, mais a soma de custos com materiais e serviços, a informação de receita e avanço físico, finalmente foram possíveis a visualização e simulação da perspectiva financeira conforme o projeto avança no tempo (Fig. 4).

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